Tvarkant personalo dokumentus dažnai paaiškėja, kad darbo sutarties ar priėmimo į darbą įsakymo originalo nebeliko, o kartais rašytinės sutarties apskritai nebuvo. Pagunda pasirašyti „atgaline data“ yra didelė, bet to daryti negalima. Yra teisingas kelias.
Pirmas dalykas: istorine data nepasirašoma
Dokumentas, pasirašomas šiandien, bet datuojamas prieš kelerius metus, yra tikrovės neatitinkantis dokumentas. To nedarome jokiomis aplinkybėmis — nei dėl patikrinimo, nei dėl patogumo. Teisingas kelias yra kitas ir jis ne sunkesnis.
Kai sutartis buvo, bet originalas neišliko
Darbo sutartis sudaroma raštu dviem egzemplioriais. (DK 43 str. 1 d.) Jeigu sutartis buvo sudaryta, bet jos originalo nebeliko, surašomas šios dienos data abiejų šalių pasirašomas darbo santykių dokumentų turinio atkūrimo aktas, kuriame konstatuojama:
- kad šalis nuo konkrečios datos sieja darbo santykiai — tai patvirtina Sodros duomenys ir darbo užmokesčio mokėjimai;
- kokia sutartis buvo sudaryta (data, numeris) ir kokios buvo jos sąlygos;
- kad originalas neišliko, todėl šalys patvirtina atkurtą tekstą;
- kad atkurtas tekstas galioja nuo pirminės sutarties sudarymo dienos.
Reikalavimas sudaryti sutartį raštu laikomas įvykdytu sudarant pirminę sutartį; aktas tik atkuria jos turinį ir naujo termino nepradeda. Tuo pačiu aktu galima atkurti ir priėmimo į darbą įsakymą, jeigu jo nebeliko.
Kai rašytinės sutarties niekada nebuvo
Tada sudaroma viena sutartis dabartine data, joje nurodant faktinę darbo pradžios datą. Nuo jos skaičiuojamas darbo stažas ir iš jo kylančios teisės. Senų nepasirašytų projektų nepasirašome — jie lieka byloje kaip medžiaga.
Datų neatitikimas: kurią rašyti
Jeigu dokumentuose nurodytos skirtingos datos, akte neatitikimą nurodykite atvirai ir pasirinkite tą, kurią patvirtina Sodros duomenys apie apdraustumo pradžią. Tai objektyvus, trečiosios šalies tvarkomas šaltinis.
Atskiras atvejis: sutartį pasirašė ne tas asmuo
Bendrovės vadovas pats su savimi darbo sutarties sudaryti negali — ją darbdavio vardu pasirašo visuotinio akcininkų susirinkimo įgaliotas asmuo. (Akcinių bendrovių įstatymo 37 str. 3 d.) Praktikoje pasitaiko, kad pasirašo akcininkas, kuris tuo metu nebuvo vienintelis, arba asmuo be įgaliojimo.
Perrašinėti sutarties nereikia. Tokį sandorį galima patvirtinti, ir patvirtinimas turi atgalinio veikimo galią — laikoma, kad sandoris galioja nuo jo sudarymo. (Civilinio kodekso 2.133 str. 6 d.) Priimamas akcininkų sprendimas, kuriuo sutartis patvirtinama ir kartu paskiriamas asmuo, įgaliotas pasirašyti būsimus dokumentus su vadovu.
Ko nepamiršti sutvarkant
Darbo laiko norma privalo būti nurodyta darbo sutartyje. (DK 112 str. 1 d.) Jos nenurodžius, taikoma keturiasdešimties valandų per savaitę norma (DK 112 str. 3 d.) — o tai gali gerokai skirtis nuo faktinės padėties ir sukurti ginčo dėl darbo užmokesčio riziką.
Jeigu dirbama nereguliariai, tinkamas sprendimas yra ne visas darbo laikas (DK 40 str.) su nurodyta norma ir individualiu darbo laiko režimu (DK 113 str. 2 d. 5 p.). Suminė darbo laiko apskaita nėra būdas „apeiti“ normos nenurodymą — jai įvesti reikia būtinumo ir informavimo bei konsultavimo procedūros. (DK 115 str. 1 d.)