Kasos aparatas verslui atrodo kasdienis dalykas, tačiau būtent čia dažnai pasitaiko klaidų, į kurias atkreipia dėmesį mokesčių administratorius. Aptariame, kada kasos aparatas privalomas, kaip jis registruojamas ir kaip tvarkingai įforminti kasos operacijas.
Kada privalomas kasos aparatas
Kasos aparatas paprastai būtinas, kai už prekes ar paslaugas su gyventojais atsiskaitoma grynaisiais pinigais ar mokėjimo kortele prekybos ar paslaugų teikimo vietoje.
Yra išimčių, kai kasos aparato galima nenaudoti (pavyzdžiui, tam tikra veikla ar atsiskaitymai tik bankiniais pavedimais), tačiau kiekvieną atvejį verta įvertinti atskirai.
Registracija ir duomenų perdavimas VMI (i.EKA)
Kasos aparatas turi būti registruotas Valstybinėje mokesčių inspekcijoje ir atitikti keliamus techninius reikalavimus.
Diegiant saugiųjų kasos aparatų tvarką, kasos aparatų duomenys perduodami VMI elektroniniu būdu (i.EKA). Tai reiškia didesnį skaidrumą, todėl ypač svarbu, kad apskaita sutaptų su faktiniais atsiskaitymais.
Kasos operacijų įforminimas
Kasos operacijos įforminamos pagal kasos darbo organizavimo taisykles: pajamos ir išlaidos pagrindžiamos kasos pajamų bei išlaidų orderiais, vedamas kasos knygos (kasos operacijų) registras.
Inkasuojant pinigus iš kelių kasos aparatų, kiekvieno aparato įplaukos turi būti tinkamai pagrįstos — apjungti viską į vieną neaiškų dokumentą rizikinga.
Dažniausios klaidos
- neregistruotas arba reikalavimų neatitinkantis kasos aparatas;
- neatitikimai tarp kasos aparato Z ataskaitų ir apskaitos;
- netvarkingi ar trūkstami kasos pajamų / išlaidų orderiai;
- netinkamai apskaitomi avansai ir atsiskaitymai kortele per kasos aparatą.
Tvarkinga kasos apskaita ir periodinė peržiūra padeda išvengti klausimų patikrinimo metu.